Automatizácia objednávok: od formulára po faktúru a expedíciu

Zákazník vyplní objednávkový formulár. Váš administrátor skopíruje jeho údaje, otvorí účtovný systém, ručne vystaví zálohovú faktúru, stiahne ju ako PDF, otvorí e-mail, priloží PDF a pošle zákazníkovi. Keď príde platba na účet, proces sa opakuje s ostrou faktúrou a odoslaním dodávateľovi.

Ak ručné spracovanie jednej zákazky trvá 5 až 10 minút, pri vyššom počte objednávok ide o významnú časť pracovného dňa. Automatizácia môže obmedziť prepisovanie údajov a znížiť riziko chýb.

Ako vyzerá zautomatizovaná objednávka v praxi?

V modernom prostredí prebieha celá táto administratívna reťaz na pozadí, za zlomok sekundy a úplne sama:

1. Krok 1 (Vyplnenie formulára): Klient na webe odošle objednávku. Systém okamžite skontroluje IČO cez štátnu databázu (napr. register partnerov / orsr) a sám doplní správne fakturačné údaje a adresu.
2. Krok 2 (Vystavenie dokladu): Cez API rozhranie možno prepojiť web s fakturačným nástrojom, napríklad SuperFaktúrou. Systém následne vystaví doklad podľa nastaveného procesu.
3. Krok 3 (Odoslanie & Notifikácia): Zákazníkovi odchádza e-mail s faktúrou a platobnými inštrukciami. Zároveň váš obchodný tím dostáva notifikáciu (napr. na Slack, Teams alebo e-mail), že prišla nová objednávka.
4. Krok 4 (Párovanie platby): Po prijatí platby banka pošle informáciu (webhook) do systému. Ten spáruje platbu, prepne stav objednávky v CRM na „Zaplatené“, vygeneruje ostrú faktúru a odošle ju zákazníkovi.
5. Krok 5 (Logistika): Dáta o doprave sa automaticky prenesú do systému kuriéra (napr. Packeta, DPD, DHL), vytvorí sa prepravný štítok a klientovi sa odošle sledovacie číslo zásielky.

Priama integrácia alebo integračná platforma?

Platformy ako Zapier alebo Make sú vhodné pre mnohé jednoduchšie scenáre. Pri vyššom objeme dát, špecifickej logike alebo požiadavkách na evidenciu chýb môže byť vhodnejšia priama integrácia.

Vyvíjame priame integrácie v kóde aplikácie pomocou REST API a webhookov. Návrh zohľadňuje smerovanie dát, zabezpečenie, logovanie, opakovanie požiadaviek a prevádzkové náklady.